Подаване на сигнал

Настоящите правила относно защита на лицата, подаващи сигнали се прилагат за :
 

 „Диана” ООД, ЕИК 811187662, със седалище и адрес на управление: гр. Благоевград, пл.Георги Измирлиев №15, ет.1, офис 5, и адрес за търговска кореспонденция: гр. София, бул. Цариградско шосе 268, представлявано от Управителя Диана Яръмова;
 
Целта на настоящия документ е систематизиране на основни правила и дейности, които да мотивират интегрирането на корпоративна култура на етично поведение и откритост, при която всеки служител, изпълнител, клиент или партньор да има възможността да докладва за потенциални нарушения, които могат да доведат до финансова или репутационна загуба възможно по-рано, без опасения от ответни неоснователни мерки и с очаквания за справедливо отношение и адекватно разследване.
 
Законът за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения /по-долу „Закона”/ въвежда нови правила, закрепени и на европейско ниво, като ефективно средство за предотвратяване и откриване на нарушения, но паралелно с това се стреми да даде достатъчно гаранции срещу злонамерени действия и репресии при спазване на общностното законодателство. В този смисъл, настоящият текст е съобразен както с нормативните актове в тази област, приложими на територията на Република България, така и с общата Директива на ЕС относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на Съюза.
 
За Диана ООД постигането на генералната цел по-горе преминава през няколко основни аспекта:
- поддържане на етични норми на откритост и на най-висока корпоративна култура;
- осигуряване на прозрачна среда, в която преследването и преустановяването на нарушенията е обща ценност;
- създаване на информираност у всички лица, които се намират в отношения с компанията, относно възможните варианти за противодействие на откритите нарушения;
- гарантиране на поверителността на информацията на всеки етап от процедурата по докладване и разследване;
- защита на личните данни;
- спазване на всички нормативни актове на национално и международно ниво;
- съхранение на имиджовия статус на компанията сред минали, настоящи и бъдещи клиенти, партньори и членове на екипа.
 
С оглед горното, Диана ООД се ангажира да осигури условия за подаване на сигнали по смисъла на Закона, като минималните критерии за това ще бъдат описани по-долу. Наред с изискуемите от Закона действия, компанията ще се стреми към непрекъснат контрол и въз основа на всички други политики, правилници и актове, постановени от компетентните законодателни и изпълнителни органи.
 
 
 
I. ОСНОВНИ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНИ.
По смисъла на настоящия документ:
1. „Нарушения” са действия или бездействия, които са незаконосъобразни и са свързани с българското законодателство или актовете на Европейския съюз в областите, предмет на Закона, или противоречат на предмета или целта на Съюза въобще. По-конкретно, като нарушения ще се възприемат всякакви прояви на поведение, което нарушава ангажименти, наложени с нормативен акт или с вътрешни политики на компанията, или което противоречи на техния предмет или цел. Нарушенията ще се анализират, докладват и санкционират само в работен контекст.
2. „Работен контекст” са настоящи или минали работни /бизнес, трудови, организационни, технически, юридически и т.н./ дейности, чрез които, независимо от тяхното естество, лицата получават информация за нарушения и в рамките на които тези лица могат да бъдат подложени на ответни действия, ако подадат такава информация.
3. „Информация за нарушение” е информация, включително основателни подозрения, за действителни или потенциални нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в организацията, в която работи или е работило сигнализиращото лице, или в друга организация, с която то е или е било в контакт по време на работата си, както и за опити за прикриване на такива нарушения.
4. „Сигнализиращо лице” е всяко физическо или юридическо лице, което подава сигнал за нарушението. Информацията за нарушение може да е станала известна за сигнализиращото лице в качеството му на:
- работник/служител;
- изпълнител по договор за услуги;
- стажант/обучаващо се лице;
- съдружник, акционер, член на управителен или контролен орган на търговско дружество;
- лице, чието трудово или служебно правоотношение предстои да започне в случаи, в които информацията относно нарушенията е получена по време на процеса на подбор или други преддоговорни отношения;
- работник или служител, когато информацията е получена в рамките на трудово или служебно правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване.
Защитата по Закона се прилага и за лицата, свързани със сигнализиращото лице.
С подписването на трудов договор или договор за услуги, съответният служител или изпълнител се съгласява да спазва правилата по настоящия документ. Последният се явява част от общия Правилник за вътрешния ред на компанията.
5. „Засегнато лице” е физическо или юридическо лице, което се посочва при подаването на сигнала или при публичното оповестяване на информация като лице, на което се приписва нарушението или с което това лице е свързано.
6. „Ответни действия” са всяко пряко или непряко действие или бездействие, което настъпва в работен контекст, предизвикано е от вътрешно или външно подаване на сигнал или от публично оповестяване, и което причинява или може да причини неблагоприятни последици.
 
II. ПРИЛОЖНО ПОЛЕ.
Настоящият документ систематизира стандартите за защита на лицата, подаващи сигнали за нередности, съобщаващи за нарушения на закона или на политиките, правилата и процедурите на Диана ООД. Примерите за такива нарушения включват, но не се ограничават до измами, пране на пари, подкуп и корупция, търговия или злоупотреба с вътрешна информация /конфиденциални данни, търговски тайни, системна информация, технически, финансови, бизнес и други стратегии, ноу-хау, контакти, установени отношения с клиенти и партньори и други/, неправомерни действия, неморално или неетично поведение, както и всякакво неизпълнение на задължения /особено по въпроси, които застрашават репутацията на Диана ООД/.
 
Политиката се прилага редом с всички други установени вътрешни правила и законоустановени регулации в областта на борбата с корупцията, прането на пари, финансирането на тероризма, защитата на конфиденциалната информация и на личните данни.
 
Лице, подаващо сигнал за нарушения по смисъла на Закона, има право на защита, когато са изпълнени едновременно следните условия: лицето е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването й и че тази информация попада в обхвата на Закона; лицето е подало сигнал за нарушение при условията и по реда на Закона.
 
Лице, което публично оповестява информация за нарушение, има право на защита, когато е имало основателна причина да счита, че информацията за нарушението е била вярна към момента на оповестяването й и че тази информация попада в обхвата на Закона, и паралелно с това е изпълнено някое от следните условия:
- лицето е подало сигнал, но по сигнала не са били предприети съответни действия в установените срокове;
- лицето има основания да смята, че нарушението може да представлява непосредствена или явна опасност за обществения интерес или е налице извънредна ситуация или риск от необратими вреди; или в случай на външно подаване на сигнал съществува риск от ответни действия или има вероятност нарушението да не бъде ефективно разгледано поради опасност от укриване или унищожаване на доказателства, съмнение за наличие на тайно споразумение между компетентния орган и извършителя на нарушението, или за съучастие на органа в нарушението, както и поради други специфични конкретни обстоятелства по случая.
 
Не се образува производство по:
- анонимни сигнали;
- сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.
 
Сигналът може да бъде подаден чрез канал за вътрешно или външно подаване на сигнал, или и по двата начина.
 
III. МЕРКИ ЗА ЗАЩИТА НА СИГНАЛИЗИРАЩИТЕ ЛИЦА.
 
Диана ООД предприема всички необходими мерки, за да забрани и елиминира всяка форма на ответни действия срещу сигнализиращите лица. Категорично са забранени действията по-долу, както и всякакви свързани с тях форми на активно или пасивно поведение, водещо до репресия или поставяне в неблагоприятно положение:
- временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лице полага наемен труд;
- понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност;
- изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението;
- отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната квалификация на работника или служителя;
- отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа;
- прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;
- принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;
- пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;
- отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато работникът или служителят е имал законно право да му бъде предложена постоянна работа;
- предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;
- нанасяне на вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход;
- включване в списък, изготвен въз основа на официално или неофициално споразумение, в сектор или в отрасъл, което може да доведе до това лицето да не може да постъпи на работа или да не може да достави стока или услуга в този сектор или отрасъл (т.нар. черен списък);
- предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги, когато лицето е доставчик или изпълнител;
- предсрочно прекратяване или разваляне на договор с клиент на компанията, когато лицето е съдружник, акционер, член на управителен орган, работник или служител в предприятието на клиента;
- прекратяване на лиценз, разрешение или друго сертифициране, в случай че сигнализиращото лице разполага с подобна форма на квалификация, която му е предоставена от компанията, доколкото е приложимо;
- насочване на лицето към извършване на медицински преглед.
 
Ответните действия, предприети срещу сигнализиращо лице или срещу свързани с него лица, във връзка с подадения сигнал, са недействителни. Лицата, срещу които са предприети такива ответни действия, могат да изискат от компанията да възстанови предходното положение, а в случай на бездействие – да сезират компетентните административни органи или съда.
 
В случай на нарушение на забраната по-горе лицата, срещу които са предприети ответни действия, имат право на обезщетение за претърпените имуществени и неимуществени вреди. Наред с това, тези лица имат право и на мерки за подкрепа съобразно чл. 35 от Закона.
 
Сигнализиращите лица не носят отговорност за придобиването на информацията, за която е подаден сигналът или която е публично оповестена, или за достъпа до нея, при условие че това придобиване или този достъп не съставлява самостоятелно престъпление. За действие или бездействие, което не е свързано с подаването на сигнала или публичното оповестяване или не е необходимо за разкриване на нарушението, лицата отговарят съобразно приложимото законодателство.
 
Компанията се ангажира да предприема действия за подходящи последствия /например дисциплинарни действия, граждански или наказателни производства/ спрямо физически или юридически лица, които възпрепятстват или се опитват да възпрепятстват подаването на сигнали; извършват ответни действия срещу сигнализиращи лица; завеждат неоснователно производства срещу сигнализиращи лица; или нарушават задължението за запазване на поверителността на самоличността и защитата на личните данни на сигнализиращите лица. Злоупотребата с процедурата по подаване на сигнали ще се санкционира с цялата строгост на закона, в това число с всички средства, предвидени в Кодекса на труда и останалите нормативни актове.
 
IV. МЕРКИ ЗА ЗАЩИТА НА ЗАСЕГНАТИТЕ ЛИЦА.
 
Засегнатото лице се ползва в пълна степен от правото си на защита и на справедлив процес, както и от презумпцията за невиновност по смисъла на Наказателния кодекс, включително да бъде изслушано, и от правото си на достъп до отнасящите се до него документи. Засегнатото лице има право на обезщетение за всички имуществени и неимуществени вреди, когато е установено, че сигнализиращото лице съзнателно е подало сигнал с невярна информация или публично е оповестило невярна информация.
 
Засегнатите лица имат право на информация (какво е основанието за сигнала, кои са получателите на информацията, какви действия са обект на проверка и т.н.) и също така имат право на достъп, корекция и премахване на информация, свързана с тях, която е непълна или невярна, съгласно правилата на компанията за защита на личните данни.
 
 
V. ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ.
 
Диана ООД създава канал за вътрешно подаване на сигнали за нарушения, който се управлява по начин, който гарантира пълнотата, целостта и поверителността на информацията и възпрепятства достъпа на неоправомощени лица, и същевременно дава възможност за съхранение на записана на траен носител информация за нуждите на проверката и за по-нататъшни разследвания.
 
За целите на подаването на сигнали за нередности е създаден специален имейл адрес, както следва:
[email protected]
Служителят, натоварен с приемане на сигнали е:
Александър Гущеров
Тел. 02/8148180
 
Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, получава сигналите и поддържа комуникация със сигнализиращото лице и ако е необходимо, изисква допълнителни данни и подава обратна информация до него. Комуникация със сигнализиращото лице може да се осъществява и от други лица от екипа на компанията при необходимост, включително и от имейл адреси, различни от посочения по-горе. Във всички случаи цялата кореспонденция по сигнала попада под обхвата на защитата по-горе.
 
Устното подаване на сигнал може да се осъществи по телефона, по други системи за гласови съобщения, а по искане на сигнализиращото лице – чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок. За целта служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, следва да предостави подходящо оборудване и средства за въвеждане на информацията за сигнала на траен носител за по-нататъшни разследвания.
 
При писмено подаване на сигнал следва да се използва формулярът, приложен към настоящия документ. При устно подаване на сигнал служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, следва да попълни формуляра, който се предоставя за подпис от сигнализиращото лице.
 
Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в това число посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.
 
Ако сигналът не отговаря на изискванията по-горе, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.
 
Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, потвърждава получаването им в срок от 7 дни. В случай на отсъствие на служителя, посочен по-горе, получаването се потвърждава от друг член на екипа за вътрешно разследване и одит. Обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия се изпраща в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала, или ако не е било изпратено потвърждение на сигнализиращото лице, след изтичането на не повече от три месеца, считано от изтичане на срока по предходното изречение.
 
Подадените сигнали се въвеждат в регистър, който периодично се разглежда и обновява, в съответствие с изискванията на Закона. За регистъра се прилагат всички правила за техническа и юридическа безопасност на информацията, съобразно вътрешните политики на компанията.
 
Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, предава информацията на екипа за вътрешно разследване и одит. При спазване на правилата за защита както на сигнализиращото лице, така и на засегнатото, екипът организира всички последващи действия по проверка и противодействие на нарушението.
 
В случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, екипът:
- предлага на компанията предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;
- насочва сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;
- препраща сигнала на органа за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.
 
Компанията предприема всички позволени от закона действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало. За проверката се изготвя индивидуален доклад, който също се въвежда в регистъра.
 
VI. ВЪНШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ.
 
Централен орган за външно подаване на сигнали и за защита на лицата, на които такава защита се предоставя по смисъла на Закона, е Комисията за защита на личните данни /КЗЛД/. В изпълнение на нормативно установените си ангажименти КЗЛД организира подходящи мерки за подаване на сигнали, регистрирането и обработката им, включително като сезира компетентните в съответните области държавни органи.
 
Кореспонденцията с КЗЛД може да бъде инициирана както от сигнализиращото лице директно, така и от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали.
 
VII. ДОПЪЛНИТЕЛНИ ПРАВИЛА.
 
При спазване на процедурата, установена в Закона, компанията се ангажира да спазва, съответно да инструктира служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, и екипа за вътрешно разследване и одит да спазват всички правила, установени от приложимите на територията на страната нормативни актове, а също и тези, наложени с вътрешни политики на компанията, в това число за:
 
- конфиденциалност на данните и опазване на търговските тайни;
- защита на личните данни;
- избягване на нелоялната конкуренция;
- избягване на административни нарушения и престъпления.
 
Настоящият документ очертава минималните стандарти при спазване на нормативната база относно подаването на сигнали. Независимо от нея и в допълнение към гаранциите по-горе, всички сигнализиращи и засегнати лица могат да се ползват от правата, които им предоставят Правилникът за вътрешния трудов ред и политиките на Диана ООД, всички установени документи в областта на защитата на данните и конфиденциалността, отделните договори, споразумения с клиенти и партньори, трудовите договори за служителите на компанията, а също и от всички възможности, предоставени от общото българско и европейско законодателство. В случай че приложимото законодателство предоставя по-висока степен на защита или по-строги мерки, същите ще се прилагат с приоритет.
 
Настоящият документ влиза в сила незабавно след публикуването му.
 
Неразделна част от настоящия документ представлява формулярът за подаване на сигнали, публикуван като образец от Комисията за защита на личните данни. Същият се предоставя на сигнализиращите лица в електронен вид и на хартия за общо ползване, а също така се попълва от екипа за вътрешно разследване и одит, чрез служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, в случай на устно подаване на сигнал. На формуляра се дава входящ номер по системата на компанията и същият се администрира по реда, посочен по-горе.
 
Правилата са приети с решение на „Диана” ООД от дата 14.12.2023 г.